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AI Concept Studio
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WhatsApp 講低你想解決嘅問題

AUTOMATION · WORKFLOW & AI AUTOMATION

重複交接，交畀系統；重要判斷，留返畀人。

唔係一開始就講「AI transformation」。我哋由你而家嘅流程開始，睇清資料由邊度入、要跟咩規則、邊啲例外一定要人判斷，同埋批核後應該接去邊一個有用嘅下一步。

電郵講低想整理嘅 workflow睇示意交接流程
示意工作流程 · 新工作請求交接純屬示例，並非客戶個案。實際規則、工具同資料欄位會按客戶流程確認。

INPUT / 收到新請求

  1. 01

    請求資料

    目的、deadline、提交者

  2. 02

    相關內容

    Brief、附件、參考連結

  3. 03

    當前狀態

    未檢查 · 等待處理

AGREED RULES / EXISTING TOOLS

  1. 01必填資料齊全？
  2. 02按已同意規則分派
  3. 03更新共同工作記錄

HANDOFF LEDGER / NEXT STEP

  1. 01
    FOLLOW UP

    資料未齊

    列出欠缺資料，交返提交者補充。

  2. 02
    READY

    一般請求已整理

    建立清楚工作項目，同步狀態同負責人。

  3. 03
    APPROVED

    人已完成判斷

    記錄決定，通知下一位負責人繼續。

USEFUL OUTCOME每個結果都有狀態、負責人同下一步

CUSTOMER PROBLEM

流程唔一定複雜，重複交接先最食時間。

好多日常工作唔係缺少一個 AI 工具，而係同一批資料不斷被複製、追問、轉交同更新。當規則同例外無寫清楚，每次交接都要靠人記住下一步。

  1. 01

    同一批資料搬嚟搬去

    表格、Email、文件同工作記錄各自有一份，人要重複抄寫、核對同補回欠缺資料。

  2. 02

    例外規則只存在某個人腦入面

    一般情況可以照規則行，但一有優先次序、批核或範圍問題，就無人肯定應該交畀邊個。

  3. 03

    批核完，下一步仍然靠人記住

    決定已經做咗，但狀態、負責人同下一個工具未同步，工作仍然停喺「等人跟」。

FIRST-PRINCIPLES LENS

唔好為咗自動化就重建成個流程，只移除真正無必要再由人重複做嘅部分。

Automation 唔應該由「可以用咩 AI」開始，而係先拆解輸入、規則、例外、批核同輸出。重複、高頻、規則清晰嘅部分先交畀系統；例外同重要判斷繼續由人負責。

  1. 01

    流程先過工具

    先畫清楚現有工作，唔預設一定要換晒現有系統。

  2. 02

    重複先過複雜

    優先處理高頻、重複、可定規則嘅步驟。

  3. 03

    判斷留返畀人

    例外、風險同重要決定要有清楚 owner。

一個簡單 automation 已經解決到，就唔建立一個大型系統。

ACS APPROACH

先畫清現有流程，再決定系統做邊一段。

我哋由一段真實工作開始，唔會預設要全面轉型或者換晒現有工具。先分清重複步驟、明確規則、人工判斷同有用結果，再收窄成值得建立嘅 automation。

  1. 01

    由真實工作開始

    確認流程點樣觸發、資料由邊度入、經過邊幾手，同而家用緊咩工具。

  2. 02

    寫清正常路徑同規則

    定義必要資料、狀態、分派方式，同系統可以穩定處理嘅重複步驟。

  3. 03

    將判斷留返畀人

    標示例外、優先次序、敏感內容同批核位，交由合適嘅人 review。

  4. 04

    將批准結果接到下一步

    更新工作記錄、通知下一位負責人，或者將已確認內容送去下一個已同意步驟。

SERVICE SCOPE

由一段手動交接，整理成有規則嘅工作線。

實際工具、資料範圍同 automation 邊界會逐個項目確認；完整工作通常分成以下三層。

  1. 01MAP

    流程同 handoff mapping

    • 觸發點、完成條件同現況步驟
    • 輸入資料、來源、格式同欠缺情況
    • 每一手負責人、review point 同等待位
    • 現有工具、工作記錄同狀態流向
  2. 02SYSTEM

    規則同 automation flow

    • 必填資料、狀態同分派規則
    • 可重複處理嘅整理、更新同通知步驟
    • 按已確認範圍接駁現有工具同資訊流
    • 需要時，喺界線清楚嘅步驟使用 AI 輔助
  3. 03CONTROL

    人工 review 同操作邊界

    • 例外、批核同重要決定嘅人工 gate
    • 資料不完整或流程失敗時嘅手動接手方式
    • 正常、欠資料同例外情境測試
    • 操作、權限、限制同 handoff 說明

DELIVERABLES

交付一條睇得明、接得住嘅 workflow。

唔只係一個會跑嘅流程；團隊亦要知道輸入係咩、規則點行、幾時要人接手，同結果會去邊度。

HANDOFF OPERATING RECORDAUTOMATE / 05

  1. 01

    Current-state workflow map

    觸發點、輸入、工具、負責人、重複步驟、等待位同例外。

  2. 02

    Rules 同 data specification

    必要欄位、狀態、分派方式、人工 review 條件同完成定義。

  3. 03

    已確認範圍內嘅 automation flow

    將合適嘅重複處理接到現有工作線，同時保留人工控制點。

  4. 04

    Exception 同 review guide

    邊啲情況要停低、交畀邊個、要記錄咩決定，同點樣再接返下一步。

  5. 05

    Test record 同 handoff notes

    已檢查情境、權限與操作說明、已知限制，同後續需要留意嘅流程變化。

實際工具、access、資料處理、AI 使用方式、維護同支援安排會喺項目 scope 內列明。Automation 可以減少合適嘅重複處理，但唔代表零錯誤、保證節省指定時間，或者將所有決定交畀模型。

WHO IT IS FOR

適合已經有一段工作喺度，只係每次交接都太靠人手。

BRANDS & SMEs

品牌同中小企

  • 查詢、內部請求、素材或狀態資料經常要人手搬動同追問
  • 流程有清楚重複部分，但遇到例外仍然需要人判斷
  • 想先改善一段實際工作，而唔係開一個籠統 AI transformation 項目

AGENCY PARTNERS

Agency 合作伙伴

  • Brief intake、素材檢查、批核或 production handoff 重複出現
  • 客戶、供應方同製作之間需要一致狀態同下一步
  • 需要用清楚 scope、rules、review gate 同 handoff 管理 automation 工作

FAQ

開始之前，先講清楚 automation 嘅界線。

01邊類 workflow 比較適合開始？

重複出現、有相對穩定輸入、正常路徑同完成條件，而且例外可以講得清楚嘅流程，通常較適合先做 mapping。實際可行性仍要睇工具、access、資料同風險。

02一定要換走而家用緊嘅工具嗎？

唔一定。我哋會先盤點現有工具同工作記錄；保留、接駁定更改，要按實際 access、限制同長期操作方式決定，唔會預設所有工具都有同樣整合能力。

03Automation 會唔會自己做晒所有決定？

唔會。明確、可重複嘅規則可以交畀系統；範圍、優先次序、敏感內容、例外同批核等重要判斷，會保留清楚嘅人工 review gate。

04資料同權限點樣處理？

開始前會確認資料來源、可使用範圍、所需 access、保存位置同需要避免進入外部工具嘅內容。唔會假設任何資料都適合交畀 AI 或第三方服務。

START WITH ONE REAL WORKFLOW

由一段成日要人手接住做嘅流程開始。

寫低佢點開始、資料喺邊度嚟、經過邊幾手、用緊咩工具，同邊啲位一定要人判斷。我哋會先整理流程，再判斷邊一段值得自動化。

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